固定電話の転送機能でスマホを子機として活用しよう！

固定電話からスマホへ転送するメリット

ビジネスシーンでかかってくる電話は、顧客や取引先からの電話がメインとなり、電話対応はとても重要な業務の一つであると思います。

こうした電話にすぐに対応できないとなると、顧客や取引先からマイナスの印象を受けたり、機会損失につながります。

固定電話からスマホへ転送することで、機会損失やビジネスチャンスを逃さない環境の構築が可能となります。

外出中でも取次が可能

固定電話にかかってきた外線電話をスマホなど携帯電話に転送することで、外出中の担当者宛にかかってきた電話を折り返すことなく、直接取り次ぐことが可能です。

通常であれば折り返し対応となり、コミュニケーションストレスが少なからずかかってしまいます。

すぐに対応を行うことで、新たなビジネスチャンスの取りこぼしを防ぎます。

また、顧客満足度の向上も見込めます。

取次ミスや伝言ミスを防ぐ

電話口での全ての内容をメモに起こし、温度感含め一言一句正確に伝言することはとても難しいことです。

また、業務が忙しく、メモした伝言を伝え忘れてしまったといったケースも多いです。

そこで転送機能を活用すると、電話をかけてきた相手と担当者が直接会話をすることになるため、取り次ぎが原因の伝言ミスや伝え忘れといったミスを減らすことが可能です。

テレワークでも電話対応が可能

テレワークなどの在宅勤務者でも電話対応が可能な点も転送機能のメリットといえます。

働き方改革が推し進められ、多様な働き方を実現するひとつの手段としても活用することができます。

外出中での取次と同様、在宅でも取次ができるため、オフィスと同等の環境で働くことができると人気です。

固定電話からスマホへ転送する方法

通信会社が提供する「転送機能サービス」を利用する

各通信会社では、転送機能サービスを提供しています。

転送機能サービスの名称は異なりますが、サービス内容はほとんど同じです。

基本的には発信のあった電話を、指定した別の電話番号に転送するサービスです。

NTTの固定電話では「ボイスワープ」、フレッツ光では「ひかり電話ボイスワープ」、KDDIでは「着信転送サービス」、ソフトバンクでは「多機能転送サービス」、NTTコミュニケーションズでは「自動着信転送サービス」の名称でサービス提供がされています。

注意したい点として、転送時にも通話料がかかるため、転送する機会が多い方は料金が高くなってしまうため金額面での負担が大きくなります。

通信会社が提供する「転送機能サービス」の月額料金比較

※2021年11月24日時点

「転送機能付き電話機」を利用する

転送方法として、他にも、転送機能付き電話機を利用する方法もあります。
この転送機能付き電話機を使った転送方法は、ルーターなどからネットワークを介して、IP電話として転送します。
また、主装置を用いるビジネスフォンでも同様に転送機能を使うことができます。

 
ビジネスフォンはPBXという主装置を介して、何台もの電話機をつなげて利用されます。
PBXとは、電話回線の交換機のことで、主にオフィス等の指定された位置に設置されています。

 
ビジネスフォンはこの主装置を活用することで、転送保留や留守番電話機能など複数の電話回線の便利機能を利用することができます。

 
しかし、ビジネスフォンでの転送機能では、主装置が設置されている範囲内の電話端末でのみ利用が可能となります。
そのため、外出先やテレワークなど範囲外では転送機能を利用することができません。

 
社内外で転送機能を使いたいといった場合は、次にご紹介する「クラウドPBX」の導入をおすすめします。

「クラウドPBX」を利用する

クラウドPBXとは、従来の店舗・事務所に設置しているビジネスフォンのPBX（電話交換機）を、インターネット上に設置するサービスです。
そのため、どこにいてもインターネット環境さえ整っていれば、内線・外線通話はもちろん、従来のビジネスフォンの機能である転送・通話録音機能などを利用できます。

 
また、従来のPBX（主装置）は導入・運用・保守においてコストがかかることがデメリットでした。
一方で、クラウドPBXであれば、初期費用も安く済み、サービス提供会社がメンテナンスを行うことで、PBXと比較し安価で利用が可能です。

固定電話からスマホへ転送する流れ・フロー

転送機能は、基本的に契約している電話会社に転送先に利用する電話番号などを設定することで利用できるようになります。
設定できる電話番号や設定方法は、各電話会社によって異なります。
実際に利用する、または利用している電話会社の設定方法を確認するようにしましょう。

 
今回は、NTTのボイスワープを例に設定方法について詳しく紹介します。

「ボイスワープ」の転送設定方法

１、「ボイスワープ」オプションの利用登録

まずは、NTT（契約している電話会社）にて転送電話機能のオプションを申し込みます。

２、転送先の電話番号を設定

142をダイヤルし、ガイダンスに従い、転送先の電話番号を設定します。

２、転送先の電話番号を設定

142をダイヤルし、ガイダンスに従い、転送先の電話番号を設定します。

３、呼び出し回数を設定

142をダイヤルし、ガイダンスに従い、呼び出し回数を設定します。
0～9回まで設定することが可能です。

４、転送開始を設定

142をダイヤルし、ガイダンスに従い、転送開始を設定します。

 
以上で設定方法の流れとなります。
転送設定を解除したい場合は、142をダイヤルし、ガイダンスに従い転送解除の設定を行います。

固定電話からスマホへ転送する利用料金

転送方法ごとの費用比較

※転送機能付き電話機は一括購入の場合、リースの場合は月額料金が発生します。また、主装置や工事費用など別途料金が発生する場合もあります。