第一声はとても重要
電話をかけたとき「もしもし」だけでは味気ないものです。仕事上の電話の場合は相手に対して「もしもし」とだけあいさつをするのは避けましょう。朝ならば「おはようございます」仕事関係の方なら「お世話になっております」など、最初の挨拶は丁寧に・手短にするといい印象を持ってもらえます。また本題に入る前には必ず自分の名前・会社・部署などを名乗りましょう。相手の都合が分からず電話をしているわけですから「お忙しいところ申し訳ありません」と本題に入るのもいいでしょう。電話は声だけが頼りの連絡手段ですから、できるだけ丁寧に、はっきりと分かりやすい口調で話すように心がけましょう。
取次は丁寧に行う
電話に出た人が自分の電話したい相手ならばいいのですが、仕事上での電話の場合そうでないことがよくあります。そのようなときには相手に取り次ぎを丁寧にお願いしましょう。相手に自分が電話をしたい人の部署・名前・用件などをはっきりと分かりやすく伝える必要があります。例えば「先日送っていただいた書類の件でお電話差し上げました。担当の遠藤様はいらっしゃいますか」と不要なことは言わず、分かりやすい文章で話すと相手に伝わりやすいです。
目的は簡潔に伝える
相手の時間を頂いて電話をしているのですから、余計な事には時間を使わないようにしたいものです。そのためには電話をした目的を簡潔にはっきりと伝えるようにしましょう。何が言いたいのか分からないような目的とは関係のない話は相手の時間を無駄に浪費し迷惑をかけてしまいます。できれば一文ではっきりと分かりやすく伝えましょう。「担当案件の納品日についてお電話いたしました」など、余計なことは言わず必要なことだけを話す方が相手にも分かりやすいです。
相手の都合を聞くのを忘れずに
電話では相手が何をしているのか分かりませんから、もしかすると電話の相手が忙しく都合の悪い状況にかけてしまうこともあります。電話は相手の反応がすぐに返って来る大変便利な道具ですが、一方できちんと気を配らなければ相手に迷惑をかけてしまうこともあります。そのようなことを防ぐためにも、必ず相手が電話をすることができる状態なのかどうかを確認するようにしましょう。「お時間いただいてもよろしいでしょうか」「今よろしいでしょうか」など、電話をする際には一言添えて相手の都合をききましょう。
